[ Bimbingan Teknis Administrasi Surat Menyurat Berbasis Web ]

Dalam rangka meningkatkan mutu dan pelayanan Fakultas terhadap mahasiswa dan dosen, Universitas Muhammadiyah Sumatera Barat adakan kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Administrasi Persuratan Berbasis Web yang diikuti oleh bagian umum dan operator masing-masing Fakultas di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sumatera Barat.

Bimtek ini dilaksanakan selama dua hari di dua tempat berbeda, tanggal 29 Maret 2022 di kampus I Padang, dan 30 Maret 2022 di kampus III Bukittinggi.

Kepala Biro UM Sumatera Barat Alfizal, S.E mengatakan sebagai kampus milenial UM Sumatera Barat tentunya perlu mengikuti arus pekembangan teknologi dan informasi yang bersifat positif. Dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi, kita akan beralih dari administrasi persuratan manual menjadi layanan berbasis Web.

Beliau berharap jika sistem ini terlaksana maka akan memudahkan pekerjaan karyawan dan mempersingkat waktu pengurusan administrasi persuratan. Sistem ini sudah terlebih dahulu dilakukan oleh Fakultas Teknik, benar saja waktu yang dibutuhkan dalam keperluan administrasi persuratan dapat diselesaikan hanya dalam hitungan menit saja, ungkap Alfizal.

Bimtek ini dilakukan untuk mendistribusikan ilmu yang sudah diterapkan oleh Fakultas Teknik kepada Fakultas-fakultas lain di lingkungan UM Sumatera Barat, dan setelah kegiatan ini selesai diharapkan peserta dapat menerapkan dan mensosialisasikan ilmu yang sudah didapat selama Bimtek di Fakultas masing-masing, sesuai dengan harapan Rektor agar sistem ini segera diterapkan Fakultas paling tidak pada tahun ajaran baru, tuturnya.

Hariyadi, S.Kom., M.Kom Wakil Dekan Fakultas Teknik UM Sumatera Barat sebagai pelopor administrasi berbasis web di kampus ini menuturkan betapa pentingnya hijrah dari sistem manual ke sistem administrasi berbasis web. Sebagai contoh, saat akan memasuki tahun ajaran baru kita akan disibukkan dengan administrasi seperti pembuatan SK mengajar, jika dilakukan secara manual akan membutuhkan waktu yang cukup lama belum lagi jika ada kesalahan dalam pembuatan SK tersebut.

Dengan sistem administrasi berbasis web ini maka kegiatan menerbitkan SK mengajar dosen dapat dilakukan dalam waktu kurang dari satu menit, tidak hanya itu sistem ini juga bisa digunakan untuk keperluan administrasi lainnya seperti permintaan surat dari mahasiswa, dosen dan lainnya.